Référent-e outil scolarité – Apogée (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Service Outils Scolarité – Direction de la Scolarité – DGD Formation
Campus cité scientifique – VILLENEUVE D’ASCQ
Durée du contrat et quotité de travail : CDD jusqu’au 31 janvier 2027 à temps plein.
ACTIVITÉS
– Apporter un appui au responsable adjoint pour l’administration fonctionnelle du logiciel Apogée :
‘ Paramétrer le référentiel Apogée, gérer les accès utilisateurs
‘ Collaborer à la structuration des formations (structures d’enseignements, règles de calculs, etc) sur Apogée en lien avec les composantes et la direction du pilotage et de l’offre de formation
‘ Paramétrer les services numériques d’Apogée (en lien avec les référents métiers de la scolarité et la DGDNum)
‘ Paramétrer les parchemins pour l’édition (en lien avec le service diplomation)
– Contribuer à la mise en place du plan de formation des utilisateurs Apogée (en lien avec le responsable et le responsable adjoint et le service formation de la DGDRH) :
‘ Rédiger et mettre en forme les tutoriels et supports de formations
‘ Construire les formations, élaborer un programme et créer les exercices à destination des stagiaires
‘ Animer ou coanimer les formations à destination des utilisateurs Apogée
– Assister et conseiller la communauté des utilisateurs du logiciel :
‘ Répondre aux demandes d’assistance (par mail, téléphone, tickets GLPI, RDV en Visio et en présentiel), savoir analyser et résoudre les problèmes rencontrés
‘ Conseiller et assister les composantes et les jurys lors des délibérations
– Apporter un appui au responsable et au responsable adjoint du service outils scolarité :
‘ pour l’interopérabilité des logiciels Apogée et Refformations en lien avec la direction du pilotage et de l’offre de formation : paramétrage des écrans concernés dans Refformations, suivi des injections de l’offre dans Apogée
‘ en construisant des requêtes sur Business Objects (demandes externes, tableaux de suivi etc.), en analysant des données via le logiciel Excel
‘ en participant si besoin aux groupes de travail de la direction ou avec d’autres DGD/directions/services (DGDNum, DASP, etc.) en fonction des projets en cours ou du calendrier universitaire (diplomation, inscriptions administratives, SINAPS, ADE etc.)
– Contexte et enjeux :
– Contribuer à l’évolution des outils et à la préparation au passage à PEGASE (horizon 2028).
– Participer à la conduite du changement dans le domaine de la scolarité, et plus particulièrement dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs
– Excellente maîtrise du logiciel Apogée, connaisance du logiciel Refformations
– Maîtrise des suites bureautiques (tableurs et traitements de texte en particulier)
– Idéalement, maîtrise de Business Objects
– Connaître l’organisation, la structuration et le fonctionnement de l’université
– Connaître l’offre de formation de l’université de Lille
– Connaissance de la réglementation relative à la gestion d’un étudiant
Savoir-faire
– Appétence pour les outils informatiques
– Capacités rédactionnelles et de synthèse
– Conduire des échanges permettant une montée en compétence des interlocuteurs
– Savoir s’adapter à des publics différents
– Former et accompagner
– Savoir hiérarchiser ses priorités et organiser son travail
– Savoir rechercher l’information
Savoir-être
– Excellentes capacités de communication (orale et écrite)
– Travailler en équipe
– Autonomie et adaptabilité
– Rigueur / Fiabilité
– Sens de l’analyse
– Dynamisme, réactivité
– Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances

FORMATION ET EXPÉRIENCE
Niveau de diplôme minimum exigé : Bac
Domaines de formation souhaités : Bac à bac +2 dominante administrative / secrétariat ou informatique – base de données ou formation scientifique
Expérience sur des fonctions similaires idéalement souhaitée

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
– Disponibilité, notamment en période de hautes activités (délibérations, périodes de formations, etc.)
– Polyvalence exigée sur l’ensemble des domaines de gestion de la scolarité (Inscriptions pédagogiques, Résultats, etc.)
Candidature
Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.
Date limite de dépôt des candidatures : 12 octobre 2026